¿Cuales son los 4 complementos BI en Excel?

¿Necesitas hacer un analisis de BI en Excel? Vamos a conocer los complementos BI de Excel que te permiten hacerlo y vamos a contextualizar Power BI dentro del entorno Microsoft.

power bi y los complementos de excel para hacer bi esquema workflow

En este post descubrirás los complementos Power en Excel (Query, Pivot, View y Mapa 3D) para luego descubrirlos también en Power BI Desktop.​

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Esta entrada ha sido escrita por Yolanda Cuesta, una crack de Excel y ponente en varios eventos Microsot. Yolanda es una MVP (Most Valuable Professional) y suele compartir sus conocimientos con la comunidad. Os invito a seguir su blog y su trabajo en https://excelcontabilidadytic.com/

Dar las gracias a Dhania Mamodaly por invitarme a publicar en su blog y encantada de poder aportar mi granito de arena 😊.

  • Introducción
  • Complementos BI de Excel
  • Conoce los recursos Power Platform
  • Conoce Power BI Desktop
  • Opinión ¿cuándo usar complementos BI de Excel y cuando Power BI Desktop?

Para empezar, has de saber que Excel tiene complementos BI que están en el programa, pero puede que no todos los tengas a la vista, hay que activarlos de la manera que más adelante te diré.

Y de manera similar encuentras estas utilidades en Power BI dentro de las aplicaciones de Power Platform de Microsoft y que además puedes usar gratis con el programa Power BI Desktop.

Te comento a continuación para que sirve cada uno de los complementos BI de Excel.

Complementos BI en Excel

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Query: Con este complemento puedes obtener datos de diferentes orígenes, internos o externos.

Una vez importados desde el editor de consultas trabajarás para adecuarlos y adaptarlos a las necesidades que tengas.

Llevarás a cabo las acciones denominas ETL, del inglés Extraer, Transformar y Cargar (Load).

Esto ayuda al mejor análisis de los datos en tu hoja de cálculo.

Pivot: Sirve para procesar y analizar datos, logrando información significativa creando modelos con los mismos.

Permite entre otras funciones: Realizar cálculos con fórmulas DAX cuyo potencial es muy grande.

Crear KPI o Indicadores de Rendimiento para medir resultados.

Potenciar al máximo las tablas y gráficos dinámicos y sus utilidades en Excel.

View: Permite crear unas visualizaciones realmente intuitivas generando paneles de control atractivos e interactivos.

Mapa 3D: Representación de los datos geográficamente con interacción de los mismos y también la posibilidad de grabar en video tu presentación espacial.

¿Dónde puedes encontrar los complementos BI en Excel?

Power Query lo encuentras en el menú Datos dentro del grupo de trabajo Obtener y transformar. No hay que realizar acción alguna. Nota en versiones anteriores a Excel 2016 sí que es necesario, ver: Microsoft Power Query para Excel 2010/2013.

Después Power Pivot y el resto los tienes que activar, sigue estos pasos y análogamente para View y Mapa 3D.

  1. Abre un libro de Excel nuevo. (No es necesario que tenga datos).
  2. Haz clic en la pestaña Archivo.
  3. Después enOpciones de Excel en la zona inferior izquierda de la pantalla.
  4. A continuación, sitúate donde pone Complementos en la parte izquierda.
  5. En la ventana que aparece, abajo en Administrar:
  6. Selecciona Complementos COM.
  7. Pulsa el botón Ir.
  8. Marca en el cuadrado delante de donde pone Microsoft Power Pivot for Excel.
  9. Haz clic en Aceptar.
  10. En tu libro Excel aparece una nueva pestaña que antes no estaba llamada PowerPivot. Si pulsas sobre ella puedes ver los grupos de trabajo y acciones que contiene.

Conoce los recursos Power Platform

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Descubre Power BI Desktop

Power BI es un programa de Microsoft para el análisis de datos en dónde también podemos crear paneles de control totalmente interactivos y que nos ayudan a la toma de decisiones de manera rápida y prácticamente en tiempo real.

En él encuentras Query y Pivot con las características descritas para Excel y muchas más ya que Power BI se actualiza automáticamente con mucha frecuencia y se incluyen funcionalidades frecuentemente.

Y respecto a los otros dos complementos con los llamados elementos de visualización creas los paneles aún más y mejor que con el complemento View de Excel hay que reconocerlo.

Lo que de momento no encontramos en Power BI son los mapas 3D, pero sí la posibilidad de representar mapas con herramientas muy precisas.

Opinión ¿cuándo usar complementos BI de Excel y cuando Power BI Desktop?

Pues en mi opinión y por mi experiencia usaremos Excel si lo que necesitamos es tras obtener una cantidad no demasiado grande de datos que hemos de limpiar y automatizar acciones de transformación de datos y unos pocos cálculos.

Por el contrario, si el volumen de datos es grande o de Big Data, así como la obtención de los mismos de diferentes fuentes, se necesitan transformaciones complejas y una serie de formulas y relaciones que nos hacen el modelado de datos más laborioso y complejo usaría Power BI Desktop. En efecto, Power BI que tiene la ventaja de comprimir muy bien los datos y procesarlos de manera más rápida.

También te digo que si necesito realizar paneles de control o Dashboard yo trato los datos y hago el modelado en Excel si bien luego voy a Power BI Desktop para crear el panel. Excel queda la mejor herramienta de análisis avanzada para analistas mientras que Power BI ofrece opciones de visualizaciones más refinadas, así como funcionalidades para poder jugar fácilmente con los datos.

Otro caso en el que recomiendo usar BI desktop es si no tenemos alguna de las versiones actualizadas de Excel o si nos gusta estar al día y probar las ultimas novedades de las herramientas nada más que se publican o si necesitamos alguna de ellas por algo especifico. Al no ser un producto maduro, Power BI se ve modificado y mejorado cada mes por el equipo Microsoft que también añade nuevas funcionalidades según los feedbacks de los usuarios.

Cabe destacar que Power BI es más flexible a la hora de compartir informes, gracias a Power BI Service que incluye áreas de trabajo y aplicaciones. A través del Service se puede programar una actualización automática de los informes.

Bueno pues esta ha sido una breve introducción al tema y que se dé a conocer el potencial de Excel y cómo ha evolucionado adaptándose a las necesidades de Business Intelligence, Inteligencia de negocios, cada vez mas presentes en nuestro día a día.

Podéis seguir mis posts en mi blog: Excel contabilidad y TIC.

Encanta y seguimos leyéndonos.

Muchas gracias Yolanda por tantas explicaciones sobre la implementación de las herramientas de BI en Excel. Seguiremos leyendote en tu blog y en tu LinkedIn 😉

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